Sanal toplantılar sayesinde sadece fiziksel mesafeyi ayarlamak değil; katılımcıların yol masraflarını azaltmak, dünyanın farklı yerlerindeki katılımcıları buluşturmak ve zamandan tasarruf etmek de mümkün.
Teknolojinin günden güne gelişmesi, başta iş dünyası olmak üzere birçok alanda değişikliklere yol açtı. İş hayatının önemli bir parçası olan toplantılar, artık sanal şekilde de yapılabiliyor. Birçok kurum ve firmanın öncelikli olarak sanal toplantıları tercih ettiğini söyleyebiliriz. Peki, sanal toplantılar gerçekten yüz yüze yapılan toplantılar kadar verimli olabilir mi?
Bu sorunun cevabı tamamen size kalmış. Çünkü bazı takım ilkelerini göz önünde bulundurduğunuz ve biraz pratik kazandığınızda, sanal toplantılardan da yüz yüze yapılan görüşmeler kadar verim alabileceğinizi göreceksiniz. Aşağıdaki ipuçlarına göz atarak sanal toplantılarınızda yönetim becerinizi geliştirebilir ve verimliliği artırabilirsiniz.
Katılımcıları Önceden Bilgilendirin
Sanal toplantılarınızdan maksimum verim alabilmek için katılımcıların tümünün aynı odak noktasında buluşmasını sağlamanız gerekir. Bu nedenle ilk önceliğiniz, tüm katılımcıların toplantı zamanı, konusu ve şartları hakkında bilgilendirildiğinden emin olmak olmalı. Toplantıdan yaklaşık 24 saat önce tüm katılımcılara toplantının konusunu anlatan ve ilgili dokümanları içeren bir mail gönderebilirsiniz. Bu sayede katılımcıların her biri toplantınıza ilişkin detayları önceden inceleyebilir ve böylelikle zamandan kazanabilirsiniz.
Teknolojik Aksaklıkların Önüne Geçin
Teknolojinin sunduğu olanaklardan yararlanırken kimi zaman teknolojinin azizliğine de uğrayabilirsiniz. Örneğin toplantı öncesinde bir konuşmacı bağlantı kurmakta zorlanabilir ya da kamera ve ses araçlarında çeşitli problemler ortaya çıkabilir. Bu tip riskleri en aza indirgemek için toplantı öncesinde tüm katılımcılardan kullanacakları cihazları test etmelerini rica edebilirsiniz. Her katılımcı kullanacağı cihazın temel özelliklerinin sorunsuz bir şekilde çalıştığından emin olduğunda, toplantınıza vaktinde ve sorunsuz şekilde başlayabilirsiniz.
Genel Bilgilendirme Yapmayı Unutmayın
Toplantı başladığında tüm katılımcıların konuya hızlı bir şekilde odaklanmasına yardımcı olmak için genel bir özet geçmeyi unutmayın. Toplantıda konuşacağınız başlıkların bir çerçevesini oluşturun ve katılımcılara toplantının amaçlarını özetleyin. Böylelikle toplantının akışını yönetmek herkes açısından kolaylaşır.
Zamanı ve Akışı Yönetin
Az önce sözünü ettiğimiz iki başlık, toplantı sırasında zamanı ve konu akışını yönetmenizi halihazırda kolaylaştıracak. Ancak toplantı esnasında spontane ilerlemek yerine belirli bir çizelgeyi takip etmenizde yarar var. Bu sayede kafa karışıklıklarının önüne geçebilir ve toplantınızı belirlenen zaman dilimi içerisinde eksiksiz bir şekilde sonlandırabilirsiniz. Toplantı esnasında, belirlenen konuların dışına çıkıldığında katılımcıları nazikçe uyarabilir ve hangi konunun üzerinde durmak için ne kadar vakit ayırılması gerektiğini belirtebilirsiniz.
Ekran Paylaşımı Özelliğinden Faydalanın
Bir konuşmacı toplantı esnasında birçok belge, bilgi ve veriden söz edebilir. Tüm katılımcıların söz konusu verileri eş zamanlı takip edebilmesi için ekran paylaşımı özelliğinden yararlanabilirsiniz. Böylelikle üzerinde durduğunuz bilgileri tek tek açıklamak durumunda kalmaz, aynı belge üzerinden ilerleyebilirsiniz. Ekran paylaşımı sırasında kullanacağınız tüm belgeleri önceden hazırlamak, toplantı esnasında vakit kaybetmenizi de önler. Ancak unutmayın, ekran paylaşımı yaparken cihazınıza gelebilecek diğer bildirimleri kapatmalısınız. Aksi takdirde hem sizin hem de katılımcıların dikkati dağılabilir.
Konuşmacı Sırasını Belirleyin
Sanal toplantılarda moderatörleri en zorlayan konulardan biri, konuşmacılara söz vererek adil bir paylaşım ortamı oluşturmaktır. Yüz yüze toplantılarda her katılımcı bir diğerinin jest ve mimiklerini takip edebildiği için söz sırası almakla ilgili sorunlara daha az rastlanır. Ancak söz konusu sanal toplantılar olduğunda, moderatörlere önemli bir görev düşer. Kafa karışıklıklarını ve belirsizlikleri önlemek adına her konuşmacıya adıyla hitap ederek söz verebilir veya söz hakkı almak isteyen konuşmacıları sırasıyla listeleyebilirsiniz. Dilerseniz, ekipte yeni olan ya da sessiz kalan takım arkadaşlarınıza da belirli aralıklarla söz verebilir ve herkesin aktif olmasını sağlayabilirsiniz.
Kritik Konularda Onay Almayı Unutmayın
Sanal toplantılarınız sırasında önemli kararlar alırken ya da kritik konulardan söz ederken, teknolojiden kaynaklı aksaklıkların önüne geçmeniz büyük önem taşır. Örneğin siz bir konuda tüm katılımcıların fikir birliğine vardığını düşünürsünüz, ancak katılımcılardan biri o sırada sizi net olarak duymamış ve onay vermemiştir. Bu tip sorunların önüne geçmek için toplantıyı böyle anlarda kısa süreliğine durdurabilir ve katılımcılardan tek tek teyit alabilirsiniz.
Uygulayabileceğiniz bir diğer yöntem de toplantı sonunda tüm katılımcılara alınan kararlara ilişkin kısa bir özeti içeren mailler atmaktır. Bu yöntem sayesinde toplantılarınızı genel hatlarıyla özetleyen belgeleri de arşivleyebilir ve belirsizliklerin önüne geçebilirsiniz.