e-Arşiv Fatura Nedir? e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Arşiv fatura, satış işlemlerinin elektronik ortamda belgelendirilmesini sağlayan dijital fatura türüdür. İşletmeler, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kurallar doğrultusunda faturalarını elektronik ortamda düzenleyebilir, alıcıya iletebilir ve saklayabilir. e-Arşiv fatura başvurusu, düzenleme koşulları, iptal işlemleri ve 2026 yılında geçerli kurallar hakkında merak ettiğiniz detayları inceleyebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv fatura, Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenen, elektronik ortamda oluşturulup muhafaza edilen fatura türüdür. e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenmesiyle öne çıkar. Gerekli şartları taşıyan belgeler elektronik ortamda veya mevzuata uygun şekilde kâğıt çıktıyla iletilebilir.

İşletmeler açısından e-dönüşüm sürecinin parçası olan uygulama, fatura kayıtlarının takibini kolaylaştırır.

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

e-Fatura e-Arşiv farkı, öncelikle alıcının sisteme kayıt durumundan kaynaklanır. Her iki belge de elektronik fatura niteliğindedir.
 

e-Fatura kullanıcısı olan işletmeler, sisteme kayıtlı alıcılara e-Fatura; kayıtlı olmayanlara e-Arşiv Fatura düzenler.

e-Arşiv Fatura Kimler için Zorunludur?

e-Arşiv Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu, ilgili mevzuatta belirtilen mükellef grupları için geçerlidir. Uygulamaya kayıtlı olmayan işletmeler de belirlenen koşullarda e-Arşiv Fatura düzenlemek zorundadır.

2026 Yılı Düzenleme Şartları ve Tutar Sınırları

2026 yılında e-Arşiv Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükellefler açısından temel düzenleme şöyledir:

• Genel kapsamdaki mükellefler, tutarına bakılmaksızın düzenlemeleri gereken faturaları e-Arşiv Fatura olarak oluşturur.
• Ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için 2026 boyunca vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturalar bakımından e-Arşiv zorunluluğu uygulanır.
• Belirtilen mükellef grupları için tutardan bağımsız uygulama 1 Ocak 2027'de başlayacaktır.

Söz konusu düzenleme, fatura düzenleme yükümlülüğünün hangi işlemlerde doğduğuna ilişkin genel kuralları ortadan kaldırmaz.

e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Arşiv Fatura işlemleri, GİB tarafından sunulan portal veya yetkilendirilmiş özel entegratörler aracılığıyla yürütülebilir. Uygulamaya sürekli kayıt yaptırma süreci ile kayıtlı olmayan mükelleflerin portal üzerinden fatura düzenleme işlemleri birbirinden farklıdır.

GİB Portal Üzerinden İşlemler

Uygulamaya kayıtlı olmayan mükelleflerin e-Arşiv Portalı üzerinden belge düzenleme süreci şu şekildedir:
1.    GİB'in e-Arşiv Fatura Portalı adresine erişin.
2.    Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodunuz ve şifrenizle oturum açın.
3.    Fatura oluşturma bölümüne geçin.
4.    Alıcı, ürün veya hizmet bilgilerini doldurun.
5.    Belgeyi kontrol ederek onaylama işlemini tamamlayın.

İşlem sırasında gerekli olabilecek bilgiler:

• Vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası
• Alıcıya ait ad, unvan ve adres bilgileri
• Ürün veya hizmet açıklaması
• Satış tutarı, vergi oranı ve fatura tarihi

Özel Entegratör Kullanımı

GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratörler, e-Arşiv Fatura işlemlerini kendi yazılımları üzerinden yürütme imkânı sunar. İşletmenizin kullandığı muhasebe programıyla uyumlu hizmetleri değerlendirebilir, başvuru koşullarını ilgili sağlayıcıdan öğrenebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Nasıl Düzenlenir ve Gönderilir?

Fatura oluştururken alıcının kimlik veya vergi bilgilerini, satış kalemlerini, miktarları ve vergi tutarlarını eksiksiz girmeniz gerekir. Belge onaylandıktan sonra uygun iletim yöntemiyle alıcıya ulaştırılır.

Elektronik gönderimde alıcının e-posta adresi kullanılabilir. Faturanın mevzuata uygun şekilde saklanması da düzenleyenin sorumlulukları arasındadır.

e-Arşiv Fatura İptali ve Düzeltmesi Nasıl Yapılır?

e-Arşiv fatura iptali, belgenin düzenlenme şekline ve işlem durumuna göre ilgili portal veya entegratör sistemi üzerinden yürütülür. GİB'in e-Arşiv iptal ve itiraz süreçlerinde, belgenin türüne göre belirlenen bildirim usullerine uyulmalıdır.

Hatalı düzenlenen faturayı doğrudan değiştirmek yerine iptal, itiraz veya iade sürecinden uygun olanı değerlendirin. Süre ve belge koşullarını işlem öncesinde kontrol edin.

İşletmelerin Dikkat Etmesi Gereken Noktalar

Elektronik fatura süreçlerinde doğru alıcı bilgileri, zamanında belge düzenleme ve güvenli arşivleme önceliklidir. İşletmenizin satış hacmine uygun fatura altyapısını seçerek kayıt takibini kolaylaştırabilirsiniz. Düzenlenen faturaların tarih, tutar ve alıcı bilgilerini belirli aralıklarla kontrol ederek olası kayıt hatalarını erken aşamada tespit edebilirsiniz.

Tahsilat süreçlerini ayrıca yönetmek için Kuveyt Türk'ün üye ve iş yeri hizmetleri kapsamında sunduğu seçenekleri inceleyebilirsiniz. Fiziksel veya dijital satışlarınızda işletmelere yönelik POS çözümleri de ödeme alma süreçlerinizi destekleyebilir. POS hizmetlerinin fatura düzenleme yükümlülüğünün yerine geçmediğini unutmayın.